Politique de confidentialité

Le respect de la vie privée des employés, donateurs, bénévoles et partenaires de la Fondation de la recherche pédiatrique est pour nous fondamental.

• Charte des droits du donateur
• Politique des plaintes

Politique de confidentialité

Pour la Fondation de la recherche pédiatrique, la confidentialité des informations est importante, c’est pourquoi nous nous engageons à respecter et à protéger toute information personnelle collectée selon la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel. 

Notre politique sur la protection des informations personnelles a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de protection, de conservation et de divulgation des informations personnelles, et de nous permettre d’agir en toute transparence, intégrité et diligence.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Date d’entrée en vigueur : 22 septembre 2023

Table des matières

1. Contexte
2. Définition de “renseignement personnel”
3. Les renseignements personnels que nous pouvons recueillir à votre sujet
4. Comment nous recueillons vos renseignements personnels
5. Comment nous pouvons utiliser vos renseignements personnels
6. Avec qui nous pouvons utiliser vos renseignements personnels
7. Conservation de vos renseignements personnels
8. Transfert de vos renseignements personnels hors du Québec
9. Mineurs
10. Règles de gouvernance et autres mesures de protection des renseignements personnels
11. Quels sont vos droits en matière de protection des renseignements personnels
12. Notification des mises à jour apportées à cette Politique
13. Coordonnées et informations complémentaires

1. Contexte

Pour la Fondation de la recherche pédiatrique (« la Fondation », « nous », « nos » ou « notre »), la confidentialité des renseignements qui lui sont confiés est importante, c’est pourquoi elle s’engage à respecter et à protéger tout renseignement personnel qu’elle recueille conformément aux lois en vigueur. 

La présente Politique de confidentialité (« la Politique ») décrit la façon dont la Fondation recueille, utilise, communique et conserve les renseignements personnels à votre sujet, peu importe la nature de votre relation avec nous, par exemple si vous faites un don, si vous participez à l’un de nos événements, si vous êtes l’un de nos partenaires, si vous visitez notre site Web fondationrecherchepediatrique.ca (« le Site Web »), si vous communiquez avec nous via les réseaux sociaux, si vous vous abonné à notre infolettre, si vous participez à nos campagnes de marketing, ou si vous soumettez une candidature pour un poste d’employé, bénévole, ou stagiaire au sein de la Fondation. Cette Politique ne s’applique toutefois pas aux renseignements personnels recueillis par la Fondation auprès de ses employés et des membres du conseil d’administration, qui font l’objet de politiques internes distinctes. Elle ne s’applique également pas aux renseignements recueillis auprès de participants à un projet de recherche financé.

2. Définition de “renseignements personnels”

Dans cette Politique, le terme « renseignement personnel » désigne tout renseignement (quel que soit son format) qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Parmi les exemples de renseignements personnels figurent votre nom, votre date de naissance et votre adresse courriel. Les renseignements personnels ne comprennent pas les données qui ne permettent pas d’identifier un individu, directement ou indirectement, c’est-à-dire les renseignements anonymisés.

3. Les renseignements personnels que nous pouvons recueillir à votre sujet

Nous pouvons recueillir différents types de renseignements personnels vous concernant dans le cadre de nos activités, comme suit :

• Identifiants et coordonnées, comme votre nom, votre adresse, votre date de naissance, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, votre sexe et avec votre consentement, votre photo. Nous pouvons recueillir ces renseignements si vous nous contactez par courriel ou par téléphone, ou si vous nous contactez par d’autres moyens, incluant lorsque vous soumettez votre candidature pour un poste d’employé, stagiaire ou de bénévole, effectuez un don envers la Fondation, ou nous contactez pour établir une relation de partenariat.
• Renseignements financiers, incluant les détails et l’historique des dons que vous effectuez et l’adresse de facturation associée. Notez que nous ne conservons aucune information relative aux numéros de cartes de crédit ou débit. Nous pouvons recueillir ces renseignements directement de vous si vous faites un don à la Fondation.  
• Renseignements liés à l’emploi, y compris des renseignements sur votre expérience professionnelle, votre formation, votre visa et permis de travail si nécessaire, et tous renseignements que vous pouvez inclure dans votre Curriculum Vitae ou lettre de présentation. Nous recueillons ces renseignements si vous postulez à un poste d’employé, stagiaire ou de bénévole avec la Fondation.
• Renseignements sur vos préférences marketing, y compris si vous êtes abonnés à notre infolettre.
• Renseignements liés à votre participation à nos campagnes marketing, incluant vos images photos et vidéos, et tout renseignement personnel que vous pouvez nous fournir lorsque vous nous partager avec nous votre témoignage dans le contexte d’une campagne marketing de la Fondation.
• Renseignements que vous nous fournissez via nos comptes de médias sociaux. La Fondation est présente sur les réseaux sociaux, comme Facebook, Instagram, YouTube, TikTok et LinkedIn. Lorsque vous interagissez avec nos comptes de médias sociaux, par exemple si vous « aimez » notre page ou si vous faites des commentaires, nous pouvons recueillir certains renseignements à votre sujet, comme votre nom et votre photo de profil. Les renseignements que nous recueillons dépendent de ce que ces réseaux sociaux partagent avec nous et des paramètres de confidentialité que vous avez sélectionnés. Nous vous suggérons de consulter les politiques relatives à la protection de la vie privée de ces réseaux sociaux afin d’en apprendre davantage.
• Renseignements techniques lorsque vous visitez notre Site Web. Lorsque vous visitez notre Site Web, nous pouvons recueillir des renseignements techniques par voie électronique (à l’aide de témoins, par exemple) sur votre navigateur ou votre appareil et sur votre utilisation de notre Site Web. Ces renseignements peuvent comprendre de l’information sur votre visite ou votre utilisation de notre Site Web, y compris l’adresse IP de votre appareil ou ordinateur et le navigateur que vous avez utilisé pour accéder à notre Site Web. Pour savoir comment limiter le type de renseignements que nous recueillons, utilisons ou communiquons à votre sujet lorsque vous visitez et/ou utilisez notre Site Web, veuillez consulter la section 4. Comment nous recueillons vos renseignements personnels.

4. Comment nous recueillons vos renseignements personnels

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels de différentes façons, comme suit :

Les renseignements que vous nous fournissez :

• Lorsque vous faites un don, sous toutes ses formes;
• Lorsque vous vous inscrivez à notre infolettre, à nos événements, et nos activités en personne ou via un formulaire d’inscription disponible sur notre Site Web;
• Lors de vos échanges avec notre équipe, par téléphone ou par courriel;
• Lorsque vous faites parvenir votre candidature pour un poste à combler;
• Lors des prestations de services que nous vous rendons; et
• Lorsque vous interagissez avec notre Site Web, nos sites dédiés à nos événements ou nos comptes sur les médias sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok et YouTube).

Les renseignements provenant de tiers :

Nous recevons occasionnellement des renseignements personnels vous concernant de la part de tiers, comme indiqué ci-dessous :

• Des plateformes d’inscriptions d’événements;
• Des fournisseurs d’analyse tels que Google Analytics;
• Des réseaux publicitaires tels que Facebook et Google AdWords;
• Des références professionnelles;
• Des plateformes de bases de données informatisées telles que Donor Perfect;
• Des informations publiquement accessibles vous concernant.

Les renseignements que nous recueillons de façon automatique à l’aide de témoins et de technologies similaires :

Le Site Web de la Fondation utilise des témoins de connexion (cookies) pour recueillir des renseignements techniques sur vous et améliorer votre expérience de navigation, diffuser des publicités ou des contenus personnalisés et analyser l’achalandage de notre Site Web.  Vous avez été invité à choisir de consentir ou non à l’utilisation de témoins lors de votre première visite sur notre Site Web; bien que cette bannière ne s’affiche habituellement pas lors des visites subséquentes, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en suivant les instructions ci-dessous.

Si vous n’acceptez pas l’utilisation de ces témoins, veuillez les désactiver en accédant à notre bannière de consentement. Toutefois, certains services ne fonctionneront pas aussi bien si les témoins sont désactivés. Les témoins qui sont catégorisés comme « nécessaires » sont stockés sur votre navigateur et ils ne peuvent être désactivés, car ils sont essentiels pour permettre les fonctionnalités de base du Site Web.

5. Comment nous pouvons utiliser vos renseignements personnels

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes, ou autrement avec votre consentement ou tel que la loi le permet ou l’exige :

• Assurer la prestation de nos services et de notre Site Web, par exemple pour vous faire parvenir un reçu de don de charité, réaliser des enquêtes de satisfaction suite à un évènement, et pour assurer le bon fonctionnement de notre Site.
• Gestion de nos activités, par exemple pour détecter et prévenir la fraude (ou autres activités illégales), effectuer des vérifications d’antécédents tel que permis par la loi, recouvrir et faire exécuter des paiements qui nous sont dus, et assurer la sécurité des participants, employés et bénévoles lors de la tenue de nos activités et événements.
• Communiquer avec vous, notamment à des fins de marketing, par exemple pour vous transmettre notre infolettre, vous demander de faire un don à la Fondation, vous informer de nos offres et évènements, des nouvelles concernant La Fondation ou pour répondre aux demandes que vous soumettez.
• Traitement de votre demande d’emploi, de stage ou de bénévolat, y compris pour examiner votre candidature et évaluer votre aptitude à occuper le poste demandé ou à occuper d’autres postes correspondant à votre profil, obtenir et vérifier des informations ou des références vous concernant auprès de tiers (avec votre consentement) et vous informer des offres d’emploi susceptibles de vous intéresser.
• Améliorer nos services, nos opérations et notre Site Web, par exemple en analysant votre utilisation de notre Site Web, et en effectuant des analyses permettant de mieux connaître le portrait socio-démographique de notre communauté, nos donateurs et des participants à nos événements et élaborer nos services et nos offres en conséquent.
• À d’autres fins autorisées ou exigées par la loi. Nous n’utiliserons pas les renseignements personnels pour d’autres raisons sans votre consentement, à moins que la loi ne nous y autorise ou ne nous y oblige, par exemple pour nous conformer à une obligation légale ou pour protéger les droits, y compris les droits de propriété, et les intérêts de la Fondation.

6. Avec qui nous pouvons partager vos renseignements personnels

Nous pouvons partager vos renseignements personnels à certains tiers afin d’atteindre les objectifs indiqués dans la section 5. Comment nous pouvons utiliser vos renseignements personnels, tel que :

• Fournisseurs de services. Nous engageons des entreprises et individus pour effectuer certaines tâches en notre nom et/ou pour nous fournir des services. Notamment, ces fournisseurs nous assistent dans la gestion et la sollicitation des dons, la gestion des paiements, l’envoi de courriels, le conseil juridique, l’organisation et la tenue d’événements et d’encans, le recrutement et le placement de personnel, l’hébergement des sites Web, le stockage des données et le soutien informatique. Nous exigeons de ces tiers qu’ils respectent la confidentialité de vos renseignements personnels et qu’ils les traitent conformément à la loi.

• Membre du personnel de la Fondation. Nous pouvons partager vos renseignements à des individus (ex., employé et bénévole) au sein de la Fondation pour leur permettre d’effectuer leurs tâches respectives, incluant pour effectuer le recrutement, organiser des événements (ex., utilisation de vos coordonnées et préférences alimentaires), et pour assurer la sollicitation de contributions financières ou autres.

• Transaction commerciale. Si nous entreprenons une réorganisation (par exemple, en fusionnant, en regroupant ou en cédant une partie de la mission de notre organisme), nous pourrions devoir transférer une partie ou la totalité des renseignements personnels à un tiers applicable (ou à ses conseillers) dans le cadre de tout processus de vérification diligente ou de transfert à cette entité issue d’une réorganisation ou à ce tiers aux mêmes fins que celles énoncées dans la présente Politique ou aux fins de l’analyse de toute réorganisation proposée. Nous prendrons dans une telle situation tous les moyens possibles pour assurer la protection et la sécurité des renseignements personnels.

• Protection des intérêts et sécurité de la Fondation et de tiers. Nous pouvons divulguer des renseignements personnels lorsque nous l’estimons approprié aux fins de se conformer à la loi, de faire appliquer nos conventions, ou de protéger les droits, les titres de propriété ou la sécurité de la Fondation, de son personnel, des bénéficiaires de ses services ou d’autres parties. Ceci inclut des situations où il est nécessaire pour la Fondation de communiquer certains renseignements personnels en vue de se conformer à une citation à comparaître ou à d’autres procédures judiciaires ou en vue d’intervenir dans le cas d’une urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne.
  
  
• Autres situations. Nous pouvons partager des renseignements personnels dans d’autres situations où nous vous en informons avec votre consentement préalable (ou comme l’exige ou le permet la loi).

7. Conservation de vos renseignements personnels

La Fondation a des processus et des délais de conservation des renseignements personnels visant à faire en sorte que nous ne conservions vos renseignements personnels que pendant la période raisonnablement nécessaire aux fins énoncées dans la présente Politique ou pour respecter nos obligations juridiques.

8. Transfert de vos renseignements personnels hors du Québec

Certains de nos fournisseurs de services tiers externes sont basés à l’extérieur du Québec, y compris à l’extérieur du Canada, et leur traitement de vos renseignements personnels peut donc entraîner un transfert d’information à l’extérieur du Québec. Il est possible que les tiers basés à l’extérieur du Canada puissent ne pas être soumis à des lois sur la protection des renseignements personnels qui offrent le même niveau de protection qu’au Canada. Par conséquent, les renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois d’une juridiction étrangère, y compris toute loi permettant ou exigeant la communication de renseignements aux autorités chargées de l’application de la loi ou de la sécurité nationale sur demande.

Tous les documents contentant des renseignements personnels que nous pourrions être susceptibles d’imprimer sont conservés dans des endroits sécurisés tels que des classeurs à nos bureaux au Québec.

9. Mineurs

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements auprès d’enfants âgées de moins de 14 ans. Si vous êtes un enfant de moins de 14 ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’enfants de moins de 14 ans sans vérification du consentement parental, nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer ces renseignements de nos serveurs.

10. Règles de gouvernances et autres mesures de protection des renseignements personnels

La Fondation met en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger les renseignements personnels qu’elle a sous sa garde ou dont elle a la gestion contre l’accès, l’utilisation, la modification et la communication non autorisés.

La Fondation a adopté des politiques et des pratiques qui garantissent la protection de vos renseignements personnels, notamment :

• Des politiques et procédures internes qui définissent les rôles et responsabilités de nos employés, tout au long du cycle de vie des renseignements, limitent leur accès à ces renseignements en fonction du besoin d’y avoir accès;
• Si les renseignements sont recueillis ou conservés sous forme électronique, des mesures de protection techniques telles que les pares-feux, les mots de passe, les logiciels antivirus et autres mesures similaires. Par exemple, lorsque vous utilisez votre carte de crédit ou de débit pour effectuer un don chez nous, nous veillons à ce que cette opération soit sécurisée et conforme à la norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI-DSS);
• La désignation d’un responsable de la protection des renseignements personnels qui veille au respect des lois applicables en matière de protection de la vie privée;
• Une offre de formation des employés en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité de l’information;
• Un processus de traitement des plaintes et des demandes de renseignements relatives à la protection des renseignements personnels, y compris en ce qui concerne tout incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels; et
• Des protections contractuelles et d’autres mesures visant à garantir que les fournisseurs de services avec lesquels nous partageons des renseignements personnels maintiennent des protections et des normes de sécurité adéquates.

11. Quels sont vos droits en matière de protection des renseignements personnels

Dans certaines circonstances, vous avez des droits en vertu des lois sur la protection en ce qui concerne vos renseignements personnels, comme suit :

a) Demander l’accès à vos renseignements personnels

Vous avez le droit de demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Veuillez utiliser les coordonnées figurant à la fin de la Politique si vous souhaitez exercer ce droit, ou l’un des droits énumérés ci-dessous.

b) Demander la correction de vos renseignements personnels

Vous avez le droit de nous demander de rectifier les renseignements personnels que vous jugez équivoques, inexacts et de compléter les renseignements que vous jugez incomplets. Vous pouvez également avoir le droit de demander la rectification de vos renseignements personnels si la collecte, la communication ou la conservation de ces renseignements n’est pas autorisée par la loi. Veuillez utiliser les coordonnées figurant à la fin de la présente Politique si vous souhaitez exercer ce droit.

c) Retirer votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels conformément à la présente Politique en nous envoyant un préavis écrit, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Le retrait de votre consentement peut affecter notre capacité à vous fournir certains services ou à traiter vos demandes lorsque l’utilisation et/ou la communication de vos renseignements personnels est nécessaire. Dans certaines circonstances, des exigences légales peuvent également empêcher le retrait de votre consentement. Veuillez utiliser les coordonnées figurant à la fin de la présente Politique si vous souhaitez exercer ce droit.

12. Notification des mises à jour apportées à cette Politique

Nous pouvons revoir et mettre à jour cette Politique si nécessaire pour rester à jour avec l’évolution de nos pratiques et de la législation applicable. Nous vous encourageons à consulter cette section de notre Site Web afin de demeurer informé des dernières modifications apportées à notre politique de confidentialité. Si les modifications que nous apportons sont importantes, nous les mettrons en évidence lorsque cela est exigé par la loi, notamment par le biais d’un avis sur nos sites Web. En continuant à utiliser notre site Web après que la version modifiée de Politique a été publiée, vous acceptez les modifications apportées à cette Politique.

13. Coordonnées et informations complémentaires

Pour toutes questions concernant cette Politique, communiquez avec la Responsable de la protection des renseignements personnels de la Fondation à l’adresse courriel vieprivee@fondationrecherchepediatrique.ca.